Boekhouding online
De markt wordt momenteel overspoeld met online administratiesystemen. Het een nog eenvoudiger en goedkoper dan het ander. Doet u er als ondernemer verstandig aan om uw administratie online te zetten?
Wat is ‘online werken’?
‘Online werken’ wil zeggen dat u werkt op een server die ergens in de wereld staat en waar u verder geen omkijken naar heeft. In vaktermen wordt het ‘cloud computing’ genoemd. Wat heeft u daarvoor nodig? Een computer en een internetverbinding, verder niets. Maar dáár ligt uw twijfel niet, denken wij.
Is online werken wel veilig? Ja, veilig is online werken wél, mits de aanbieder maar zorgt voor beveiligd dataverkeer. Wellicht bent u als ondernemer sceptisch, maar tegenwoordig doet iedereen aan internetbankieren en dit werkt volgens hetzelfde protocol.
Twijfelt u aan de betrouwbaarheid van het administratiesysteem, dan kunt u aan het internetadres van de onlineapplicatie zien of deze beveiligd is. Een onbeveiligde site wordt weergegeven met http:// in een witte balk. Een beveiligde site wordt weergegeven met https:// in een groene balk met een slotje.
Waarom kiest u online administreren?
De kwaliteit van de administratie van zowel de online- als de traditionele offlineversie is gelijk. Het voordeel van de onlineversie is echter dat u en uw administrateur niet gebonden zijn aan plaats en ook niet aan tijd.
Vervangt dit uw administrateur? De meeste systemen vragen tóch kennis van boekhouden. U vervangt niet uw boekhouder, maar zijn rol verandert wél. Zijn taak verschuift van het uitvoerende werk naar het adviserende deel. En zeker op fiscaal gebied blijft de ondersteuning van een deskundige zeer waardevol.
Financiële voordelen?
Software. U betaalt alleen nog maar voor het gebruik van de software. Met een mooie term wordt dit ‘SaaS’ (Software as a Service) genoemd. Concreet betekent het: geen server, geen ICT-beheerder en alleen betalen voor de software die daadwerkelijk gebruikt wordt.
Tijd is geld. Tijdbesparing wordt gerealiseerd doordat het werk niet gebonden is aan plaats én doordat het overleg met de administrateur telefonisch kan plaatsvinden. Geen reistijd dus én de mogelijkheid zaken vooraf via een telefonische bespreking door te nemen.
Administratiekosten. De kosten van uw administrateur kunnen beperkt worden, maar dit is sterk afhankelijk van de huidige situatie en van toekomstige afspraken. Duidelijke afspraken zijn daarbij belangrijk: wie boekt?, wie doet de btw-aangifte?, wat is de frequentie van overleg?, enz.
Blijven mijn gegevens bewaard?
Ten eerste zorgt de leverancier van het onlineadministratiesysteem voor een volledig beschermde omgeving. De gegevens zijn fysiek beschermd, er wordt zeer regelmatig een back-up gemaakt en alle medewerkers vallen onder dezelfde gedragscode accountants, waarin een beroepsgeheim is opgenomen.
Ten tweede kunt u alle gegevens te allen tijde opvragen en wordt de wettelijke bewaartermijn van uw administratie niet in gevaar gebracht.