Het betalingsgedrag verslechtert. Wanbetalers de pas afsnijden begint met het verzenden van een correcte factuur. Acht checkpunten helpen u op weg.

Onduidelijkheden vertragen betaling. In Nederland betalen afnemers gemiddeld pas 29 dagen nC! de vervaldatum van de factuur. Naast ergernis betekent dat ook meer kosten. Bovendien verslechtert uw liquiditeitspositie. Belangrijk onderdeel in het voorkomen van (te) traag betalende klanten is een correcte factuur. Zodat uw klant bijvoorbeeld niet (na geruime tijd) kan aankomen met: “de factuur klopt niet”.

Acht tips voor een juiste factuur. Niet moeilijk, wel zo handig!

1. Volg de wettelijke eisen voor facturering. Juiste naam, adres en vestigingsplaats klant, factuurnummer, datum factuur, btw, etc.

2. Vermeld duidelijk het totaalbedrag, inclusief btw. Maak het totaalbedrag bijvoorbeeld vet. Zo voorkomt u dat het verkeerde bedrag wordt betaald (bijvoorbeeld dat zonder btw).

3. Vermeld duidelijk de vervaldatum. Bijvoorbeeld: “Betaling voor 16 augustus 2015″. (En dus niet: “Betaling binnen 30 dagen”.) Zo voorkomt u dat er discussie ontstaat of de betalingstermijn ingaat na verzending of na ontvangst van de factuur. Hoe concreter de instructie, hoe sneller de betaling. (Is er geen betalingstermijn afgesproken, verkort die dan van bijvoorbeeld 30 naar 14 dagen.)

4. Neem uw bedrijfslogo en huisstijl over op de factuur. Dus niet de standaardlay-out van het boekhoudpakket. Zo vergroot u de herkenbaarheid van de factuur.

5. Maak de relatie met een eerdere offerte en/of (raamwerk)overeenkomsten duidelijk. Herhaal de afspraken uit de offerte, zodat voor de betaler duidelijk is waarvoor moet worden betaald.

6. Vermijd productcodes. Die zijn vooral voor intern gebruik handig, maar een afnemer begrijpt er niets van. Omschrijf het geleverde product of de verrichte dienst duidelijk en begrijpelijk.

7. Specificeer kosten. Maak duidelijk waarvoor de factuur verzonden wordt: hoeveel van welk product of welke omvang van welke dienst.

8. Regelmaat. Factureer regelmatig bij constante afnemers. De factuur moet uiterlijk worden uitgereikt voor de 14e dag van de maand die volgt op de maand waarin de levering of de dienst werd verricht.