Debiteurenbeheer krijgt in veel bedrijven niet de aandacht die het verdient. Ondernemers zijn meer geïnteresseerd in de behaalde dan de betaalde omzet. U kunt efficiënt debiteurenbeheer organiseren in zes stappen.

1. Benoem een debiteurenbeheerder. Maak van debiteurenbeheer een aparte taak. Stel iemand aan die met klanten kan omgaan en dus niet iemand die alleen goed is met getallen.
2. Check uw klanten. Als een vaste klant ineens langzamer gaat betalen, kan dat een signaal zijn dat er iets mis is met de kredietwaardigheid. Ga na of iemand binnen uw eigen klantenkring al zaken doet met een potentiële klant. Dat geeft u informatie over diens kredietwaardigheid.
3. De betalingstermijn. Kiest u voor een bepaalde betalingstermijn, bijvoorbeeld dertig dagen, wijk er dan niet van af. Het is niet verstandig de betalingstermijn te laten afhangen van de wensen van de klant.
4. Bellen. Bel rond de twintigste dag van de betalingstermijn op en informeer of de zending naar wens is geweest en of de factuur klopt. Dat voorkomt latere discussies.
5. Reageer direct. Als de betalingstermijn is verlopen, stuurt u na een paar dagen een herinnering. Zet er niet in dat het gaat om de eerste aanmaning. De klant weet dan dat er nog een tweede komt en kan besluiten daar nog op te wachten. Bel om te controleren of de herinnering op het juiste bureau is beland. Komt er na de eerste herinnering geen respons, stuur dan na nog eens tien dagen een tweede herinnering. En eventueel na nog eens tien dagen een laatste. Zet geen standaardteksten op uw aanmaning, maar iets origineels. Begin vriendelijk en laat de toon daarna oplopen.
6. Incasso uitbesteden. Krijgt u uw geld ondanks verschillende aanmaningen niet binnen, schakel dan een incassobureau in, u kunt natuurlijk de voorgaande stappen ook uitbesteden.