Door de economische crisis hanteren Nederlandse bedrijven strengere betalingstermijnen dan voorgaande jaren.

Zij hebben hun gemiddelde betalingstermijn voor binnen- en buitenlandse klanten teruggebracht van 33 naar 30 dagen. Maar wat te doen als deze termijn is verstreken en het geld nog niet binnen is? Dan is er de aanmaning.

De wet beschermt u tegen wanbetalers en leveranciers die te laat leveren: u heeft recht op een schadevergoeding waaronder een vergoeding voor buitengerechtelijke kosten, wanneer een schuldenaar of leverancier in verzuim is.

Een schuldenaar/leverancier is in verzuim als hij door een schriftelijke aanmaning – met een redelijke termijn om alsnog te betalen of leveren (nakoming) – ‘in gebreke wordt gesteld’ en nakoming binnen de gestelde termijn uitblijft.

Fataal
Dat het ‘in gebreke stellen’ zorgvuldig moet gebeuren, blijkt uit het volgende voorbeeld: Iemands woonark loopt door een storm schade op. Tijdens het herstel blijkt er van alles aan de boot weggerot te zijn, omdat de boot door de vorige eigenaar eerder niet goed gerepareerd is. De eigenaar stelt de vorige eigenaar aansprakelijk, maar deze gaat hier niet op in. Vervolgens vordert de huidige eigenaar een bedrag van de vorige eigenaar.

De vorige eigenaar verweert zich door te stellen dat hij voor de gebreken wel aansprakelijk is gesteld, maar dat hij nooit schriftelijk ‘in gebreke is gesteld’. De rechtbank geeft hem gelijk. De huidige eigenaar heeft de brief waarin hij de vorige eigenaar in gebreke stelt, namelijk nooit aan de vorige eigenaar overhandigd. Er is dus feitelijk geen sprake van verzuim. De vordering wordt afgewezen.

Maar let op: een eventuele schadevergoeding hangt ook af van de gevolgen van het niet (op tijd of goed) nakomen. In het geval van een bruidsjurk is het bijvoorbeeld overduidelijk dat levering van de jurk na de huwelijksdag, ‘fataal’ is. De afnemer van de jurk hoeft de leverancier daarom niet eerst ‘in gebreke te stellen’ of ‘aan te manen’, voordat deze ‘in verzuim’ is.

Algemene voorwaarden
Betalingstermijnen kunt u in uw algemene voorwaarden zetten, zodat u van te voren al duidelijkheid biedt. Wel is aan te raden om meteen in actie te komen wanneer de termijn wordt overschreden, zodat duidelijk is dat deze serieus genomen moet worden.

Als leverancier kunt u in uw algemene voorwaarden opnemen dat een te late levering van een paar weken door de koper geaccepteerd moet worden, tenzij uitdrukkelijk bij de koop anders is overeengekomen.

Inschakelen incassobureau
Er is wettelijk geen termijn gesteld die u moet afwachten, voordat u de factuur in handen mag stellen van een incassobureau. Wanneer de betaaltermijn van een factuur is verstreken, is een schuldenaar of debiteur volgens de wet in gebreke en kunt u een incassobureau inschakelen.

U kunt 2 aanmaningen sturen, waarbij u in de laatste aanmaning een termijn stelt waarbinnen het bedrag uiterlijk moet zijn voldaan. Daarbij vermeldt u dat wanneer het bedrag niet op tijd binnen is, u de incasso ervan overdraagt aan een incassobureau. Het is aan te raden dat u de schuldenaar laat weten, dat de wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten in dat geval voor rekening van de schuldenaar komen. Alleen bij een particuliere schuldenaar moet u als laatste nog een laatste herinnering volgens de WIK norm versturen, u kunt dit ook door ons laten verzorgen, deze service is zowel voor u als voor de schuldenaar gratis.

Minimaal 1 aanmaning
U bent verplicht in ieder geval 1 aanmaning te sturen met daarbij een gestelde termijn voor nakoming. Tenzij uit de houding van de schuldenaar blijkt dat een aanmaning nutteloos zal zijn. In dat geval mag u hem in gebreke stellen met de schriftelijke mededeling dat hij bij uitblijven van de nakoming, aansprakelijk wordt gesteld.

Een ingebrekestelling is niet nodig bij het eerder genoemde verstrijken van een fatale termijn en wanneer de schuldenaar zelf aangeeft dat hij tekort zal schieten.

Vooruit denken
In de praktijk wordt vaak wel 3 keer een aanmaning verstuurd. Dit wordt gedaan om de druk op de schuldenaar geleidelijk te vergroten, maar nodig is het niet.

Heeft u van te voren al twijfels over een bepaalde klant, dan kunt u voor een order een kredietverzekering afsluiten. Als het om een grote opdracht gaat, kunt u een aanbetaling afspreken.

Om juridisch sterk te staan kunt u een aanmaning behalve per gewone post ook aangetekend versturen (en er een kopie van bewaren). De klant kan dan onmogelijk ontkennen dat hij de aanmaning heeft ontvangen.